Welche Kassentypen sind gesetzeskonform?
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Merkblatt speichernDie Registrierkassenpflicht tritt bei erstmaligem Überschreiten der Grenzen mit Beginn des viertfolgenden Monats nach Ablauf des Umsatzsteuer Voranmeldungszeitraums ein. (Der Voranmeldungszeitraum ist entweder ein Kalendermonat oder ein Kalendervierteljahr.)
Die Verpflichtung zur Verwendung eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht ab einem Jahresumsatz von € 15.000,00 je Betrieb, sofern die Barumsätze € 7.500,00 überschreiten. Zum Barumsatz zählen: Bargeld, Kredit- oder Bankomatkarte, sowie andere vergleichbare Zahlungsformen (wie z. B. Zahlung mit dem Mobiltelefon).
Jede Registrierkasse muss unter anderem ein Datenerfassungsprotokoll führen. Die Kasse kann mit einer oder mehreren Eingabestationen verbunden sein.
Seit 1.4.2017 muss die Kasse auf eine Signaturerstellungseinheit zugreifen können und zudem auch bestimmte Sicherheitslösungen aufweisen. Dazu gibt es eine eigene Verordnung. Das ist ein Überblick über die wichtigsten Bestimmungen dieser Registrierkassensicherheitsverordnung:
Zudem gelten die bestehenden Bestimmungen der Kassenrichtlinie 2012 weiter.
Im Folgenden finden Sie eine Übersicht zu den wichtigsten Bestimmungen des laufenden Betriebs einer Registrierkasse:
Die Barumsätze sind auf einer anderen Registrierkasse mit funktionierender Sicherheitseinheit zu erfassen. Wenn dies nicht möglich ist, verwenden Sie für die zwischenzeitlichen Barumsätze die Zeichenkette „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ anstatt des Signatur- oder Siegelwertes und versehen Sie den Beleg mit einem entsprechenden Vermerk. Nach der Reparatur ist über die Belege, die während des jeweiligen Ausfalles mit dem Hinweis „Sicherheitseinrichtung ausgefallen“ zu versehen waren, ein Sammelbeleg mit Betrag 0 zu erstellen. Der Beleg ist im Datenerfassungsprotokoll zu speichern.
Wenn die Sicherheitseinheit nicht nur vorübergehend (lt BMF für mehr als 48 Stunden) ausfällt, müssen Beginn und Ende des Ausfalls ohne unnötigen Aufschub (lt BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.
Zur Fehlerbehebung wenden Sie sich am besten an den Kassenhersteller. Weichen Sie in der Zwischenzeit auf eine funktionierende Kasse aus oder – wenn das nicht möglich ist – nehmen Sie die Ausstellung der Belege samt Zweitschrift händisch vor. Die händischen Zweitschriften sind nach der Reparatur nachzuerfassen (eine Bezugnahme auf den händischen Beleg ist lt BMF ausreichend) und aufzubewahren.
Werden Buchungen vorgenommen, die die Fehlersuche unterstützen sind diese als Trainingsbuchungen zu kennzeichnen. Ist die Reparatur nicht möglich oder sind Daten beschädigt, muss das alte Datenerfassungsprotokoll gesichert werden und die Registrierkasse außer Betrieb genommen werden. Eine neuerliche Inbetriebnahme ist erforderlich.
Wenn die Registrierkasse nicht nur vorübergehend ausfällt (lt BMF für mehr als 48 Stunden), müssen Beginn und Ende des Ausfalls und eine allfällige Außerbetriebnahme ohne unnötigen Aufschub (lt. BMF binnen einer Woche) über FinanzOnline gemeldet werden.
Erstellen Sie einen Schlussbeleg mit Betrag Null und sichern Sie das Datenerfassungsprotokoll. Bewahren Sie beides entsprechend der Vorschriften der Bundesabgabenordnung für mindestens sieben Jahre auf. Melden Sie die Außerbetriebnahme mittels FinanzOnline. Die Meldung ist lt. BMF nur dann erforderlich, wenn die die Registrierkasse geplant dauerhaft außer Betrieb genommen wird – also nicht bei Betriebsferien oder zwischen den Saisonen bei einem Saisonbetrieb.
Damit die Losungsermittlung ordnungsgemäß erfolgt, müssen im Wesentlichen folgende Grundsätze erfüllt werden:
Damit die Daten und Ausdrucke überprüft werden können, legt die Kassenrichtlinie Mindestangaben fest. Wie die Tageseinnahmen oder andere Aufzeichnungen dokumentiert werden müssen, richtet sich wieder nach dem einzelnen Kassentyp.
Jedenfalls muss jede Registrierkasse ein Datenerfassungsprotokoll führen. Zudem sind die Bestimmungen der Belegerteilungspflicht (Mindestangaben für Belege) zu beachten.
Sämtliche elektronische Unterlagen müssen zu jeder Zeit der Finanz zur Verfügung gestellt werden. Alle Unterlagen, die üblicherweise ausgedruckt werden, sollen im Original aufbewahrt werden. Unabhängig von der Art des Kassentyps haben alle Unternehmer unter anderem aufzubewahren:
Verwenden Sie mehrere Kassen gleichzeitig und/oder mehrere Kassen an einem Ort? Dann müssen Sie auch entsprechende Aufzeichnungen (Protokolle) über Einsatzorte und Einsatzzeiträume der eingesetzten Kassen führen und aufbewahren.
Die Dokumentation der Tageseinnahmen ist für jede Kasse getrennt zu führen und aufzubewahren. Jede Kasse sollte eine eigene Nummer (oder Bezeichnung) erhalten, damit die Dokumentationen zugeordnet werden können.
Die Kassen müssen per 1.1.2016 den geänderten Anforderungen der Bundesabgabenordnung entsprechen (z. B. Datenerfassungsprotokoll) und ab 1.4.2017 jenen der Registrierkassensicherheitsverordnung (z. B. Einsatz der Signaturerstellungseinheit).
Zudem gelten die Bestimmungen der Kassenrichtlinie weiter.
Die Kassen müssen per 1.1.2016 den geänderten Anforderungen der Bundesabgabenordnung entsprechen und ab 1.1.2017 jenen der Registrierkassensicherheitsverordnung.
Zudem gilt weiter, dass laut der Kassenrichtlinie eine Beschreibung des Kassensystems (E131) vorgelegt werden muss. Darin muss näher ausgeführt werden, welche Maßnahmen beim jeweiligen System die vollständige, richtige Erfassung und Wiedergabe aller Geschäftsvorfälle gewährleisten. Daneben muss auch beschrieben werden, wodurch dies leicht und sicher nachweisbar ist.
Die Beschreibung des Kassensystems (E131) soll unter anderem beinhalten:
Beratung
Die Bestimmungen zur Registrierkassenpflicht, Belegerteilungspflicht und zur Kassenrichtlinie sind sehr umfangreich. Die hier angebotenen Informationen können nur einen Überblick geben. Um alle Bereiche näher zu erklären, ist eine eingehende Beratung erforderlich. Vereinbaren Sie bitte einen Termin. Wir informieren Sie gerne näher.
Stand: 5. Jänner 2021
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